Protección y tratamiento de datos
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1.- DATOS GENERALES DE FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS.
Razón social: FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.
NIT: 900740219-5
Ciudad: Valledupar, Cesar.
Correo electrónico: friokingimportaciones1@gmail.com
Página web: www.friokingimportaciones.com
Domicilio: Carrera 18 D No 20-42 Barrio primero de mayo, ciudad de Valledupar.
Teléfono: 5704040
Teléfono 2: 323 580 9118
2.- INTRODUCCIÓN
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., en atención a lo dispuesto en la ley Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual de Políticas y procedimientos para la protección y Tratamiento de Datos Personales, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Asimismo, el presente Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales servirá como referencia para todos los que sostengan algún tipo de relación con FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.
3.- OBJETIVO
El presente manual se encuentra direccionado a satisfacer la necesidad de establecer una serie de mecanismos que permitan tener en la órbita de control, el manejo de los datos personales de todos aquellos que se encuentran en interacción directa con FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., esto conlleva el uso, almacenamiento, recolección, supresión y actualización de aquellos datos, teniendo como punto de referencia la normatividad contenida en la ley 1581 de 2012, el artículo 15 de la constitución política de Colombia y las demás normas concordantes que se refieran a esta materia.
4.- PERSONAL AL QUE APLICA ESTE MANUAL
Serán destinatarias del presente manual de políticas y procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales, dada su relación con FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., las siguientes personas:
- Clientes, todos los que tengan y hayan tenido una relación con la empresa.
- Nuestro recurso humano, en virtud de la relación laboral que tengan o hayan tenido con la empresa.
- Personas públicas que tengan algún tipo de relación de tipo comercial o institucional con la empresa.
- Personas privadas que tengan algún tipo de relación de tipo comercial o laboral con la empresa.
- Todo aquel cuyos datos personales se encuentran incluidos en la base de datos de la empresa y las demás personas que establezca la ley.
5.- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., en uso de las facultades conferidas por la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, ha designado como responsable del tratamiento de datos personales al área comercial de la empresa.
6.- DEFINICIONES
Para los efectos del presente manual y de acuerdo a lo establecido en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 y 3 del decreto reglamentario1377 de 2013, se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
7.- PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Con la finalidad de dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, así como a las obligaciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, se debe tener en cuenta lo siguiente.
El manejo y tratamiento de datos personales, sensibles y de menores, dentro de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., se encuentra enmarcado dentro de los siguientes principios:
- ACCESO Y CIRCULACIÓN. – De acuerdo con las disposiciones legales, contractuales y misionales, el acceso y circulación a los datos operados por FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
- – Atendiendo la anterior definición, FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., garantiza la confidencialidad de los datos personales suministrados para su tratamiento. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.
- – Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las actividades comerciales que se desprenden del objeto social de la empresa. Asimismo, FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., solo tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de su actividad solo en la medida de lo estrictamente necesario.
- – El tratamiento de datos a que hace referencia la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios se circunscribe a una actividad legítima con sustento en la constitución la ley y la jurisprudencia nacional.
- – FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal, es decir, que el tratamiento de estos datos solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o de su representante legal en los casos en que hubiere lugar a este.
- – FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., garantiza las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de datos de carácter personal.
- – FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
- VERACIDAD O CALIDAD. – FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., garantiza que la Información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
8.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
8.1.- Tratamiento de datos públicos
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., advierte que, en lo que hace referencia a datos personales de naturaleza pública, como lo son los contenidos en los registros públicos, se tratarán sin autorización previa de los titulares. Lo anterior, sin perjuicio de que se adopten las medidas que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
8.2.- Tratamiento de datos sensibles
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., tratará datos personales sensibles única y exclusivamente en la medida de lo necesario, en todo caso con autorización previa debidamente informada al titular (representante legal, apoderado, causahabiente), respecto de la finalidad para su tratamiento.
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012, FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., utilizará y tratará datos personales sensibles, solo en los siguientes casos:
- Cuando dicho tratamiento haya sido expresamente autorizado por el Titular de aquellos datos, sin perjuicio de aquellos casos en que la ley expresamente diga que no se requiere el otorgamiento de dicha autorización.
- Cuando el Tratamiento resulte necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En tratándose exclusivamente de estos eventos, es a los representantes legales a quienes les corresponde otorgar la autorización.
- Cuando se trate del tratamiento de datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- Cuando se haga referencia al Tratamiento de datos que tengan una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, toda vez que se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
Adicionalmente y en consonancia con lo anterior, FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., cumple con las siguientes obligaciones:
1.- Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
2.- Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de
Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
3.- No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
9.- TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES
En lo referente al tratamiento de datos personales de menores, estos solo se tratarán cuando sean de naturaleza pública o provengan de información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
- Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos lo anterior, se exigirá al representante legal o tutor del menor la autorización de este, habiendo auscultado previamente al menor sobre su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada de acuerdo a su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., así como cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de menores, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
10.- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
En razón a que el presente manual de políticas y procedimientos para la protección y tratamientos de datos personales se ha elaborado tomando en consideración todos los actores que se encuentran en interacción con FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., las relaciones de tipo contractual, comercial, institucional o de cualquier otra índole que pueda generarse dada su naturaleza y su amplio espectro de interrelación con variados actores, se han identificado unas finalidades que permiten establecer, el por qué y para que, del tratamiento de los datos suministrados por los titulares como lo son entre otras, pero sin limitarse a:
- Tener comunicación directa y fluida con nuestros clientes, contratistas, proveedores y en general con todos los que tengan contacto con nuestros productos, servicios, ofertas, alianzas, estudios, contenidos y para facilitarles el acceso general a la información de estos.
- Cumplir cabalmente con las obligaciones contraídas por FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., con los empleados, clientes, contratistas, visitantes y proveedores.
- Informar a los titulares sobre cambios en nuestros productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer sus necesidades.
- Obtener información que permita calificar la calidad de los servicios ofrecidos por la empresa a sus clientes con la finalidad de ir implementando políticas que nos permitan satisfacer de una mejor manera sus necesidades y lograr un crecimiento empresarial consistente.
- Consultar información en las listas de control, consulta a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, procuraduría, contraloría, policía nacional, DIAN, DIJIN, entre otros, con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los Datos y de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.
- Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
- Obtener la información que le permita a FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. maximizar la seguridad y en ese sentido prevenir eventuales intentos de fraude brindándole confianza total a los clientes.
- Cualquier otra finalidad que resulte de la relación entre el titular y FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.
10.1.- Clasificación de las bases de datos
En FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., se ha hecho la siguiente clasificación de sus bases de datos:
10.1.1.- Bases de datos con información pública
Estas son las bases de datos manuales o automatizadas que hacen referencia a los registros: Mercantil, Proponentes, Entidades sin Ánimo de Lucro, Turismo, Entidades de Economía Solidaria, Entidades Extrajeras de Derecho Privado, Veedurías Ciudadanas, Vendedores de Juegos de Azar, los cuales se encuentran regulados en el Código de Comercio, Decreto 898 de 2002, Decreto – Ley 2150 de 1995, Ley 80 de 1993, Ley 590 de 2000, Ley 643 de 2001, Ley 1150 de 2007, Decreto-Ley 019 de 2012 y las demás normas que las adicionan o los modifican.
De lo anterior se puede extraer que se entiende que estos datos son de carácter público por disposición legal y no requieren de la autorización previa del titular para su tratamiento.
10.1.2.- Base de datos de trabajadores y aspirantes
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen los datos de las personas que aspiren a ser vinculadas o se vinculen laboralmente con FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con el procedimiento establecido para la selección de personal así como mantener los datos actualizados de quienes se encuentren vinculados laboralmente con la empresa. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos personales a los que aquí se hace referencia no podrá en ningún caso, tener una finalidad que contravenga las estipulaciones pactadas en el respectivo contrato suscrito entre las partes, salvo, previa autorización del titular o en su defecto su representante legal cuando así lo exija la ley. El tratamiento de datos sensibles de menores de edad sin autorización previa de su representante o tutor será en todo caso una infracción flagrante de la norma.
En tratándose de personal con contrato de trabajo vigente, a los datos a que se hace referencia son los relacionados con dirección, teléfono, núcleo familiar del trabajador, historias clínicas ocupacionales (exámenes de ingreso y ocupacionales), afiliaciones y autoliquidación de pagos al sistema general de seguridad social, entre otros. Dichos datos se encontrarán en la órbita de manejo de la empresa o en nuestra base de datos hasta luego de finalizarse el contrato de trabajo, con el fin de soportar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral por requerimiento del titular, orden judicial o de autoridad competente.
En el caso de aspirantes, el responsable de la selección de personal deberá comunicar al interesado en el cargo que se encuentra disponible, que la información suministrada durante el proceso será analizada con el objetivo de realizar verificaciones para evaluar la idoneidad del aspirante con respecto al perfil requerido y, así mismo, solicitar la autorización para el tratamiento, almacenamiento y supresión de los datos.
En el caso de aspirantes no seleccionados, los documentos serán retenidos al interior del proceso durante seis (6) meses, con el fin de que sea posible consultarlos nuevamente en caso de presentarse una nueva convocatoria. Cumplido dicho plazo los documentos recolectados serán suprimidos.
10.1.3.- Bases de datos de Contratistas y Proveedores
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen los datos de las personas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial con la empresa. La finalidad del tratamiento es el de cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., para las adquisiciones de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento y el desarrollo de su actividad comercial. En esta base de datos se almacenan datos personales de índole pública, privada y datos sensibles, estos se han recolectado con el fin único de dar cumplimiento a los compromisos contractuales adquiridas entre las partes, de tal manera que el tratamiento diferente de aquellos datos a lo pactado en la relación contractual o el desarrollo de la actividad comercial de la empresa, en todo caso deberá hacerse bajo previa autorización del titular.
Los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.
10.1.4.- Datos de visitantes
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen los datos de las personas que ingresen a las oficinas principales de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., como visitantes, con la finalidad de tener un control del personal circulante en caso de emergencias.
10.1.5.- Datos de clientes
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen los datos de los clientes cuando los servicios de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. sean prestados a personas naturales. Los datos solicitados serán los necesarios para elaborar el contrato que formalice la relación civil y los requeridos para informar al cliente sobre descuentos, promociones y en general para ofrecer el catálogo de productos de la empresa. La información recolectada será almacenada por el Proceso Comercial y a ella sólo tendrá acceso el personal asignado por Gerencia.
11.- PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S. de acuerdo a lo normado por el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales suministrados para su tratamiento el libre ejercicio y sin ninguna restricción de los siguientes derechos fundamentales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales facilitados a FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., para su tratamiento en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales.
- Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., sin perjuicio de los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
- Recibir información por parte de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. El derecho de revocatoria no será absoluto siempre que exista una obligación legal o contractual que limite este Derecho.
- Tener acceso en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales, en las siguientes secciones, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.
12.- DEBERES DE FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., tiene como derrotero la premisa de que los datos personales pertenecen a las personas a las que se refieren y solamente ellas tienen la capacidad de disposición sobre los mismos. En ese mismo sentido, FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., hará uso de dichos datos, única y exclusivamente en cumplimiento de las finalidades a que se le ha autorizada previamente por el titular, o por la Ley, asimismo cumple a cabalidad la normatividad vigente en lo que a Protección de Datos Personales se refiere.
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., en su condición de Responsable o Encargada del tratamiento de datos personales, cumple a cabalidad los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas que la reglamenten, complementen o modifiquen, como lo son:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
13.- DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., en cumplimiento de las obligaciones a que se hace acreedor en materia tratamiento y manejo de datos personales garantiza el adecuado uso de estos y exige a quienes intervengan en los procesos de tratamiento de datos de personales, privados, sensibles o de menores, el secreto profesional, respecto de aquellos y el deber de guardarlos, obligaciones que se mantendrán hasta después de finalizar la relación de carácter contractual, laboral, comercial, institucional o de cualquier otra estirpe que se llegare a presentar con la empresa.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el reglamento interno de trabajo y la legislación vigente.
14.- POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
14.1.- Generalidades sobre la autorización
Cuando quiera que se trate de datos diferentes a los denominados como de naturaleza pública, a los que se hace alusión en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., previamente solicitará al titular la autorización para el tratamiento de sus datos a través de los formularios pertinentes, los cuales se archivarán cuidadosamente puesto que serán utilizados como prueba.
En el evento de encontrarse frente a datos de carácter personal privados, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., informará al titular de los datos lo siguiente:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica de dicho tratamiento.
- El tiempo que durará el tratamiento de sus datos personales.
- Los derechos que le asisten.
- Todos los canales de comunicación por intermedio de los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
No será necesaria la autorización del Titular en los siguientes casos:
- Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Siempre que se trate de datos de naturaleza pública.
- Cuando se trate de circunstancias de urgencia médica o sanitaria.
- Cuando el tratamiento de la información sea para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
14.2.- Derecho de acceso
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., en estricto cumplimiento de la ley 1581 de 2012, garantiza a los titulares el derecho de acceso a sus datos personales privados, una vez se acredite la identidad del titular, o de su representante legal.
La información se pondrá a disposición del titular o de su representante sin costo alguno, de manera pormenorizada y detallada, lo cual se hará respetando los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
14.3.- Derecho de consulta
Los titulares de los datos personales suministrados a FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., podrán, en cualquier momento y sin ninguna restricción, consultar la información de carácter personal que se encuentre en las bases de datos de la empresa de acuerdo a los lineamientos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores.
14.4.- Derecho a reclamar
Cuando el titular de datos personales privados considere que su información puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando considere que FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., ha incumplido con los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrá presentar las reclamaciones que considere pertinentes ante el Responsable o Encargado del tratamiento de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., utilizando para tal fin el Formulario de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Dicho reclamo debe ser presentado por el titular, de acuerdo a lo normado por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
El titular podrá subsanar el reclamo durante los (5) cinco días hábiles siguientes a su presentación si este estuviere incompleto o si tuviera errores.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.5.- Requisito de procedibilidad.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
14.6.- derecho a la rectificación y actualización de datos
A solicitud del titular FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., rectificará y actualizará la información personal, que resulte incompleta o inexacta, para lo cual tendrá en cuenta lo siguiente:
- Para que se pueda llevar a cabo le rectificación o actualización de datos, en la solicitud el Titular debe indicar las correcciones o cambios a realizar y aportar la documentación que sustente su petición.
- FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., cuenta con plena autonomía para establecer los mecanismos idóneos que le permitan al titular el pleno ejercicio de este derecho.
14.7.- Derecho a la supresión de datos
El titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión o eliminación de sus datos personales de las bases de datos de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., cuando se configure alguna de las siguientes circunstancias:
- Que a los datos no se les haya dado el tratamiento adecuado de acuerdo a los principios, deberes y obligaciones establecidos en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
- Que hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Que haya vencido el término necesario para el cumplimiento de la finalidad para la cual fueron recogidos.
14.8.- Derecho a revocar la autorización
En cualquier tiempo el titular de datos personales, podrá revocar el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual esto de conformidad con el artículo 9 del decreto reglamentario 1377 de 2013, en concordancia con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
15.- PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
- Las consultas o reclamos respecto de derechos de los titulares sobre datos de carácter personal deben efectuarse a través del formulario de PQR, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular o cualquier otro que autentifique su identidad.
- El derecho de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales es personal, por lo tanto, solo podrá ser ejercido por el titular sin perjuicio de que esta pueda actuar por intermedio de representante
- legal o apoderado siempre que el titular se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad.
- Cuando al titular le sea negada, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, de sus datos, podrá poner tal circunstancia en conocimiento de la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales)
16.- FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.
16.1.- Los Responsables
El responsable del tratamiento de datos personales de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., es el área comercial de la empresa. Quien velara por el debido cumplimiento del presente Manual y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.
16.2.- Deberes de los Encargados
Es encargado del tratamiento de datos personales cualquier persona, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta de FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S.
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., hace una clasificación en la que diferencia entre encargado interno y externo:
- Encargados internos: En esta clase encontramos única y exclusivamente a los empleados; y
- Encargados externos: En este grupo encontramos los que tratan los datos que FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., les entrega para el desarrollo de una actividad específica (proveedores, consultores, empresas de tercerización, etc.)
17.- VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del mes de agosto de 2020.
18.- ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
FRIO KING IMPORTACIONES Y DISTRIBUCIONES S.A.S., podrá modificar los términos y condiciones de la presente política cuando quiera que las modificaciones que se introduzcan tengan la finalidad de cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política.
19.- REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS
El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborado en concordancia con las Siguientes normas y documentos:
- Constitución Política de Colombia
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Ley 1273 de 2009
- Decreto 886 de 2014